Zakelijk / Rechtwijzer / Uw onderneming

Uw onderneming

Start u een Maatschap of toch een Vennootschap onder firma? Wat moet er eigenlijk op uw facturen staan naar klanten? Hoe zit het met die subsidieregeling? 

Informatie over uw Onderneming vindt u hier onder. We helpen u graag.

Rechtsvormen

De rechtsvorm is de juridische vorm van uw onderneming

Er zijn twee soorten rechtsvormen:

1. Rechtsvormen zonder rechtspersoonlijkheid.

Bij deze rechtsvormen bent u met uw hele privé-vermogen aansprakelijk voor schulden van de onderneming:

  • Eenmanszaak
  • Vennootschap onder firma (VOF)
  • Commanditaire vennootschap (CV). (De stille vennoot is alleen aansprakelijk met het ingebrachte vermogen)
  • Maatschap

2. Rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid.

Bij rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid bent u alleen aansprakelijk voor het bedrag dat u hebt geïnvesteerd, het zogenaamde eigen vermogen. De betrokken personen, zoals de directeur(en) en commissarissen, zijn in de regel niet met hun privé-vermogen aansprakelijk voor de schulden van de onderneming. Rechtspersonen zijn:

  • Besloten vennootschap (bv)
  • Naamloze vennootschap (nv)
  • Vereniging
  • Coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij
  • Stichting

Informatie bij  de Kamer van Koophandel

Via de Kamer van Koophandel kunt u een schema rechtsvormen downloaden. Dit schema geeft een overzicht van de belangrijkste verschillen tussen de rechtsvormen, zoals de eenmanszaak, BV en maatschap.

Bij de Kamer van Koophandel vindt u ook informatie over rechtsvormen in Europees verband, zoals het Europees Economisch Samenwerkingsverband (EESV) en de Europese naamloze vennootschap (SE).

Risico’s verschillende rechtsvormen

Start u in uw eentje of heeft u een zakelijke partner?

De meeste ondernemers starten het bedrijf in hun eentje, als ZZP'er. De meest voor de hand liggende keuze qua rechtsvorm is in dat geval de eenmanszaak. U hebt maximaal fiscaal voordeel dankzij de startersaftrek, de zelfstandigenaftrek en MKB winstvrijstelling. Start u een onderneming samen met een (zakelijk) partner, dan heeft u de keuze tussen een Vennootschap onder Firma (VoF), een maatschap of een BV. Met een financier achter de hand is de commanditaire vennootschap (CV) de meest voor de hand liggende keuze.

De belangrijkste (wettelijke) verschillen tussen rechtsvormen

Het belangrijkste verschil tussen de BV en de andere rechtsvormen is dat de eerste rechtspersoonlijkheid heeft. Dit houdt in dat de BV zelfstandig schulden en bezittingen heeft. Heeft u een onderneming zonder rechtspersoonlijkheid (eenmanszaak, VoF of maatschap), dan bent u persoonlijk aansprakelijk. De BV kan zelfstandig verplichtingen aangaan. Dit betekent dat de onderneming zelf eigenaar wordt van het bedrijfspand en andere bedrijfsgoederen, niet de ondernemer. Wilt u voor de eenmanszaak, VoF of maatschap een bedrijfspand kopen, dan wordt u privé (gezamenlijk) eigenaar van het pand.

De belangrijkste verschillen: de oprichtingseisen voor een eenmanszaak, VoF of maatschap zijn miniem. In principe hoeft u zich alleen in te schrijven bij de Kamer van Koophandel en zelfs dat hoeft (nog) niet als u in een zelfstandig beroep werkzaam bent (arts, advocaat ed.) of samenwerkt in een maatschap die niet extern optreedt (stille maatschap) De oprichting van een BV brengt allerlei kosten met zich mee, zoals het opstellen van een notariële akte. Bovendien moet u aan allerlei administratieve eisen voldoen, zoals het opstellen van een jaarrekening.

Rechtsvormen en belastingen

Als ZZP'er, eigenaar van een eenmanszaak, VoF of maatschap bent u een zogenoemde IB-ondernemer. U betaalt inkomstenbelasting over de 'winst uit onderneming.' De BV heeft zoals gezegd rechtspersoonlijkheid. Over de winst betaalt de BV vennootschapsbelasting. Als dga (directeur grootaandeelhouder) zijn eventuele winstuitkeringen (dividend) belast in box 2 van de inkomstenbelasting (aanmerkelijk belang). Tot een fiscale winst van ruim boven de 100 duizend Euro is een BV belastingtechnisch gezien onvoordelig. Speciale aftrekposten voor zelfstandigen, zoals de eerdergenoemde startersaftrek, zorgen voor aanzienlijk belastingvoordeel.

Redenen om voor de rechtsvorm van een BV te kiezen

De reden om toch een BV op te richten, ook al zijn de inkomsten onzeker en de investeringen hoog, is de persoonlijke aansprakelijkheid. Gaat de onderneming zonder rechtspersoonlijkheid failliet, dan kunnen de schuldeisers bij u (en uw zakelijke partners) aankloppen voor de schulden van de onderneming. Bij de BV loopt u - zolang u geen verwijtbare handelingen hebt verricht - geen risico. De schulden blijven in de BV.

Verzekerbare risico's

Zelf risico dragen of verzekeren?

Verzekeringen: niet het eerste waar u als startende ondernemer aan denkt. U heeft het immers al druk genoeg met het opzetten van uw bedrijf. Toch is het verstandig stil te staan bij de risico's die u loopt bij uw ondernemerschap. En bij de vraag of u deze risico's zelf wilt dragen of wilt verzekeren.

  • Aansprakelijkheid

Tijdens het actief beoefenen van uw vak wordt u niet gezien als particulier. Schade die u toebrengt aan anderen, is veelal voor uw rekening. Zeker wanneer de tegenpartij letsel of inkomensverlies claimt kan het om grote bedragen gaan. Voor ondernemers die zich voornamelijk bezighouden met advisering is de beroepsaansprakelijkheid een risico dat aandacht verdient.

  • Arbeidsongeschiktheid & Verzuim

Ziekte betekent meestal minder inkomsten. Wanneer het herstel langer duurt kunnen forse problemen ontstaan. Het is van groot belang om een langdurige ziekte of blijvende handicap goed af te dekken. In het sociale stelsel zijn hiervoor geen regelingen meer voor ondernemers. Verzuim bij personeel levert productieverlies op terwijl de loonkosten doorbetaald moeten worden. Dit risico is de eerste twee jaar in ieder geval voor de ondernemer.

  • Brand & Bedrijfsschade

Een brand legt een onderneming in een keer stil. De herbouw van een pand en het herstellen van de voorraden en de bedrijfsmiddelen neemt kostbare tijd in beslag. De niet-verdiende winst en de doorlopende kosten zoals het loon van het personeel is pure bedrijfsschade. Dit kan direct de reserves van het bedrijf ernstig aantasten.

Verplichte handelsnaam

De handelsnaam van uw bedrijf

Als u een bedrijf begint, moet u een handelsnaam (bedrijfsnaam) verzinnen. Uw keuze moet voldoen aan de voorwaarden van de Handelsnaamwet. In het kort komt het erop neer dat u een naam moet kiezen die uniek is in de branche en regio waarin u actief bent. De handelsnaam geeft u bij inschrijving op aan de Belastingdienst en aan de Kamer van Koophandel (KvK).

U kunt op de site van de Kamer van Koophandel nazoeken of de door u gekozen handelsnaam al voorkomt.

Waaraan denken bij start/koop bedrijf

Tips om aan te denken voor u een bedrijf start of koopt

Er zijn veel zaken waaraan u aandacht moet besteden. Op ondernemingsplein.nl vindt u een stappenplan dat u kunt gebruiken bij de start van uw bedrijf.

De stappen die u moet zetten voor uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel verschillen per rechtsvorm. Kijk hiervoor op de site van de Kamer van Koophandel.

Onderneming en overheid

Als uw bedrijf te maken heeft met de overheid

Het bestemmingsplan in uw omgeving wordt veranderd en u wilt daar tegen een zienswijze indienen. Of een omgevingsvergunning wordt geweigerd of ingetrokken. Op verschillende momenten kunt u te maken krijgen met de overheid en met zaken die in het bestuursrecht geregeld worden.

Binnen het bestuursrecht kunt u te maken krijgen met

  • Onteigening
  • Milieu
  • Handhavend optreden (dwangsom, bestuursdwang)
  • Subsidies
  • Vergunningen (omgevingsvergunning)
  • Bestemmingsplan of beheersverordening
  • Planschade
  • Bezwaar en beroep
  • Bestuurlijke boete

Hebt u een rechtsbijstandsverzekering bij Univé, neem dan contact met ons op. We helpen u graag.

Wat is een ZZP ‘er?

ZZP staat voor Zelfstandige Zonder Personeel

Een ZZP'er verricht werk op basis van "aanneming van werk". Aanneming van werk is: gedurende een bepaalde tijd uitvoeren van een bepaalde taak voor een bepaalde prijs. De ZZP'er werkt voor eigen rekening en risico en werkt voor meerdere opdrachtgevers.

Een ZZP'er drijft een onderneming waaraan alle eisen gesteld worden die aan een normale onderneming gesteld worden, zoals inschrijving bij de Kamer van Koophandel, het voeren van een goede administratie enzovoorts.

Wat is het verschil tussen een werknemer en een ZZP-er?

Het verschil zit in de gezagsverhouding. Over een werknemer oefent de werkgever gezag uit. Over een ZZP-er mag een opdrachtgever geen gezag uitoefenen. De ZZP-er voert het werk voor eigen rekening en risico uit, zonder gezag en met een prijsafspraak. Er is van tevoren afgesproken wat het werk is, hoe lang het zal duren en voor welke prijs het totale werk geleverd wordt.

Wanneer ben ik zelfstandig ondernemer?

U bent zelfstandig ondernemer als u ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel en opdrachten uitvoert en/of producten verkoopt onder eigen naam. Bijvoorbeeld als u een eigen bedrijf heeft, freelancer, artiest of directeur-grootaandeelhouder bent, of als u meewerkt in het bedrijf van uw partner.

Belasting; zelfstandig ondernemer of loondienst? 

Sommige opdrachten lijken erg op werk in loondienst. Het kan zijn dat de Belastingdienst u daardoor niet als zelfstandig ondernemer ziet. In dat geval moet u of uw opdrachtgever meer belasting betalen en premies afdragen omdat u als werknemer gezien wordt. Tot voor kort werd daarom vaak een verklaring van zelfstandigheid (VAR) aangevraagd bij de Belastingdienst. De VAR is echter per 1 mei 2016 verdwenen en hiervoor in de plaats komen modelovereenkomsten en voorbeeldovereenkomsten. Deze kunt u nu gebruiken. Kijk voor meer informatie op de site van de belastingdienst.

Hoe word ik ZZP-er, voordelen en nadelen

Hoe word ik ZZP-er

U dient zich eerst in te schrijven bij de Kamer van Koophandel en bij de Belastingdienst voor een BTW nummer, let wel; ook in die volgorde. U dient een correcte administratie te voeren.

Wanneer ziet de belastingdienst mij als zelfstandig ondernemer?

Als u vandaag tegen uw baas zegt dat u vanaf morgen als zelfstandig ondernemer komt werken bent u nog geen ondernemer voor de fiscus (!). U zal dan nog minimaal aan enkele criteria moeten gaan voldoen:

  • U moet voor minimaal 3 opdrachtgevers per jaar een opdracht uitvoeren.
    Het vereiste van meerdere opdrachtgevers is van belang en kenmerkend voor een ZZP-er/ondernemer. Dat, meerdere opdrachtgevers, onderstreept dat er minder snel sprake is van een fictief dienstverband.
  • U mag geen gezagsverhouding met uw opdrachtgevers aangaan
  • U moet u presenteren als een zelfstandig bedrijf
  • Voor meerdere aftrekposten moet u voldoen aan het urencriterium:
  • U dient minimaal 1225 uur per jaar te besteden aan uw onderneming
  • U moet meer tijd besteden aan uw onderneming dan aan andere werkzaamheden (zoals in loondienst)

U krijgt te maken met talloze regeltjes, waarvan de fiscale niet onbelangrijk zijn.

Voordelen en nadelen van werken als ZZP-er

Zelfstandige ondernemers hebben recht op forse aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek. Het is dus interessant om fiscaal als ondernemer door het leven te gaan. Het is dan ook niet vreemd dat de Belastingdienst de nodige voorwaarden aan het ondernemerschap stelt.

Om de aftrekposten voor ondernemers te kunnen benutten is het niet genoeg om ondernemer te zijn. Er komt nog wat bij. U moet per jaar ten minste 1.225 uur aan uw onderneming besteden. Dat is een harde eis waarop streng wordt gecontroleerd. Zorg er dus voor dat u alle tijd die u aan uw onderneming besteedt goed registreert. Denk daarbij niet alleen aan de feitelijke bezigheden, maar ook aan de voorbereiding, zoals het opstellen van een ondernemingsplan, contacten met adviseurs, werving van klanten of contacten met leveranciers.
De norm van 1.225 uur geldt voor een heel jaar, dus ook als u pas later in het jaar uw onderneming start.

Nadelen zijn er ook. U moet  zelf uw  inkomstenbelasting en premieheffing afdragen aan de belastingdienst. Voorheen deed uw werkgever dat voor u. Van de bedragen die u ontvangt, bent u een aanzienlijk deel kwijt aan de Belastingdienst.
Wilt u na afloop van uw eerste ondernemersjaar niet met onbetaalbare belastingaanslagen worden geconfronteerd, dan is het nodig om een deel van uw inkomsten te reserveren. Hoeveel dat moet zijn hangt van uw onderneming af, maar minder dan 35% is het niet. Laat u daarover adviseren.

U heeft als zelfstandig ondernemer geen recht op uitkeringen wegens werkloosheid of arbeidsongeschiktheid. Tegen de financiële gevolgen van werkloosheid bestaat geen verzekering. Tegen de gevolgen van arbeidsongeschiktheid kunt u zich wel verzekeren. Dat is wel kostbaar, maar zonder verzekering komt u uitsluitend voor een bijstandsuitkering in aanmerking.

N.B. Op basis van de regeling Zelfstandige en Zwanger (ZEZ) kunt u wel een zwangerschapsuitkering aanvragen. Kijk hiervoor op de site van het UWV.

Tips starten eigen bedrijf 

Maak een afspraak met de Kamer van Koophandel!

Onderstaand enkele tips:

  • Kijk vooruit en zorg voor klanten in de toekomst;
  • Geen werk betekent geen inkomen;
  • U heeft geen recht op een WW-uitkering;
  • Maak een plan en zorg voor een overzichtelijke boekhouding;
  • Reserveer geld voor belastingen en laat u niet verrassen door de belastingdienst;
  • Leg afspraken met iedere opdrachtgever vast;
  • Zorg voor o.a. een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.

Voor verdere specifieke informatie zie:

- checklist offerte;
- checklist algemene voorwaarden;
- voorbeeld algemene voorwaarden voor levering aan consumenten
- voorbeeld algemene voorwaarden voor levering aan niet-consumenten
- voorbeeld algemene voorwaarden voor dienstverlening

Voor algemene informatie zie:
-informatiebrochure Univé-verzekeringen: Starters. Voor een goed begin
-Informatie voor starters bij de Kamer van Koophandel (KvK)

Start eenmanszaak met bijstandsuitkering

Het BBZ (Besluit Bijstandverlening Zelfstandigen) biedt inkomensondersteuning aan zelfstandige ondernemers. Om voor deze faciliteiten in aanmerking te komen, moet u een ondernemingsplan maken. Uit dit plan moet blijken dat het bedrijf dat wordt gestart "levensvatbaar" is.

Voor startende ondernemers zoals ZZP'ers en freelancers bestaan de volgende vormen van bijstandsverlening:

  • Periodieke uitkering
    Als startende ondernemer kunt u gedurende maximaal 12 maanden aanspraak maken op een periodieke uitkering. In een aantal gevallen kan de gemeentelijke sociale dienst besluiten deze uitkering met maximaal 24 maanden te verlengen. Als de periode van 36 maanden is verstreken en u bent vanwege medische of sociale redenen niet volledig beschikbaar om uw bedrijf uit te oefenen, is verlenging mogelijk. In principe wordt de uitkering verstrekt in de vorm van een renteloze lening. In het jaar na de bijstandsverlening wordt door de gemeente vastgesteld of u nog een deel van de lening moet terugbetalen.
  • Bedrijfskapitaal
    Een rentedragende lening van maximaal € 35.549 (1 januari 2016) om te investeren.
  • Voorbereidingsperiode
    De voorbereiding op het starten van een eigen bedrijf kan nog andere kosten met zich mee brengen. Voor noodzakelijke investeringen die samenhangen met de voorbereiding, zoals het doen van een marktonderzoek of de aanschaf van bedrijfsmateriaal, kunt u bij uw gemeente informeren naar een voorbereidingskrediet.  Vraag uw gemeente naar de mogelijkheden.
  • Vergoeding begeleidingskosten
    Als uw bedrijf eenmaal is gestart, kan het gewenst zijn om u door een deskundige te laten begeleiden. In het eerste jaar na de start van de onderneming kan de gemeente een bedrag voor deze begeleidingskosten beschikbaar stellen.

Meer informatie over het Besluit Bijstandverlening Zelfstandigen (BBZ) zie: Bijstandverlening Zelfstandigen

De VAR-verklaring (Verklaring arbeidsrelatie) verdwijnt per 1 mei 2016

Voor opdrachtgevers die werken met freelancers of zelfstandigen zonder personeel, kan het onduidelijk zijn of zij voor die opdrachtnemers loonheffingen moeten inhouden en betalen. De VAR gaf hierover duidelijkheid. Maar de VAR is vanaf 1 mei 2016 verdwenen. Op 1 mei 2016 is de wet- en regelgeving voor de VAR veranderd.

Wilt u weten wat er voor u gaat veranderen, bekijk dan de informatie op de site van de Belastingdienst.

Daar staat ook een aantal modelovereenkomsten die in de plaats van de VAR gebruikt kunnen worden.

Documenten hulp

Checklist factuur 

  • Datum van de factuur.*
  • Nummer van de factuur. Facturen nummert u doorlopend. Starters kunnen  overwegen om te beginnen met een hoog nummer om zich niet in de kaart te laten kijken. Factuurnummer 0001 maakt geen ervaren indruk. Als u veel facturen verstuurt, is het handig om te beginnen met het jaartal en daarna een volgnummer. De dertigste factuur in 2016 krijgt dan nummer 16.030.*
  • Uw eigen naam en adres.*
  • Naam en adres van de klant.*
  • Duidelijke omschrijving van de verrichte dienst waaruit onder meer blijkt of de dienst btw-plichtig is. Vermeld dus bijvoorbeeld expliciet dat het om journalistieke werkzaamheden of om kunst gaat.*
  • Datum waarop u de dienst hebt verricht.*
  • Honorarium.*
  • Onkosten.*
  • Totale prijs zonder btw.*
  • Btw-percentage (indien van toepassing).*
  • Bedrag van de btw (indien van toepassing).*
  • Totale prijs inclusief btw (indien van toepassing).*
  • Uw zakelijke giro- of bankrekening.*
  • De afgesproken betalingstermijn.*
  • Leveringsvoorwaarden en de plaats waar die gedeponeerd zijn (indien van toepassing).* N.B.
  • Inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel en btw-aansluitingsnummer (indien van toepassing).*

*Is een verplicht element

N.B. Leveringsvoorwaarden moeten voor het aangaan van de overeenkomst bekend zijn.

Per 1 juli 2010 mogen algemene voorwaarden ook elektronisch verstrekt worden, als ze kunnen worden opgeslagen. Is de overeenkomst niet langs elektronische weg tot stand gekomen, dan is instemming van de consument vereist voor het elektronisch ter beschikking stellen van de algemene voorwaarden.

Voorbeeld disclaimer bij uw e-mailberichten

De informatie verzonden met deze e-mail is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde(n). Gebruik van deze informatie door anderen, evenals openbaarmaking, vermenigvuldiging, verspreiding en verstrekking ervan aan derden, is zonder toestemming van . (naam verzender) niet toegestaan.
(naam verzender) aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade die verband houdt met het elektronisch verzenden van berichten.
Indien het e-mailbericht niet aan u is gericht, verzoeken wij u vriendelijk doch dringend het emailbericht te retourneren aan de verzender en het origineel en eventuele kopieën te verwijderen en te vernietigen.

Exporteren van een product 

Als u goederen exporteert, hebt u een aantal documenten nodig. Dit is afhankelijk van het product dat u exporteert en het land waar het naar toe gaat. Dit kunnen vrachtbrieven zijn, transportdocumenten, uitvoervergunningen of keuringscertificaten.

Een goed vertrekpunt is de site van de Kamer van Koophandel (Kvk). Sommige formulieren kunt u bij de Kamer van Koophandel zelf downloaden. Als u naast de Kvk-documenten ook andere documenten nodig heeft, dan kan de Kamer van Koophandel u vertellen waar u moet zijn. Kijk ook op site via de volgende link.

Importeren van een product 

Als u goederen importeert, hebt u mogelijk een invoervergunning nodig. Sommige goederen mogen namelijk slechts beperkt worden ingevoerd. De Europese Unie heeft hiervoor regels opgesteld. Daarnaast let de douane op of importeurs zich houden aan diverse wet- en regelgeving op het gebied van veiligheid, gezondheid, economie en milieu. De importeur is er verantwoordelijk voor dat het product aan alle wet- en regelgeving voldoet.

De Kamer van Koophandel heeft speciaal voor startende ondernemers een brochure uitgebracht met daarin de verschillende aspecten waarmee u als ondernemer mogelijk rekening moet houden.

Via www.KvK.nl/internationaal kunt u veel informatie vinden die u kan helpen wanneer u van plan bent een product te importeren.

Status offerte  

Een offerte uitbrengen of een aanbod doen is een zogenaamde eenzijdige rechtshandeling. Het doel hiervan is om de klant tot het aangaan van een koopovereenkomst te bewegen. Als de klant het aanbod aanvaardt, is daarmee de overeenkomst tot stand gekomen.

Voor meer informatie: zie voorbeeld offerte.

 

Voorbeeld van een offerte

Offerte

Gegevens over uw bedrijf
(Logo en naam, vestigingsadres, correspondentieadres, tel, fax, email, internet, banknummer, Kamer van Koophandel inschrijvingsnummer)

(Plaats en datum)
(Betreft)
(Kenmerk)
(Adressering)

Geachte.,

Naar aanleiding van ons gesprek op ....... bieden wij u de volgende offerte aan:

Omschrijving:
Werkwijze:
(denk ook aan al dan niet berekenen kosten opmaken offerte?)
Uitvoeringsperiode / -datum:
Geldigheidsduur offerte:
Contactpersoon:
Prijs:

Op al onze offertes zijn de algemene voorwaarden van toepassing die op de achterkant van deze offerte zijn afgedrukt.
N.B. Algemene voorwaarden op achterzijde afdrukken. (Of bijvoegen)

 

Plaats., datum.,

 

Handtekening

 

Afdrukken